Sistem Informasi Akademik Bagi Perguruan Tinggi
Untuk menjalankan institusi pendidikan, sebuah kampus memerlukan sistem informasi akademik guna mengurusi hal-hal terkait administrasi dan seluruh proses bisnis di dalamnya. Jumlah perguruan tinggi di Indonesia saat ini sudah mencapai lebih dari 6.000-an, baik perguruan tinggi besar maupun yang masih berkembang. Namun, tidak semua perguruan tinggi mampu membuat sendiri sistem informasi akademiknya
AL ini menjadi peluang tersendiri
bagi para pengembang aplikasi terkait sistem informasi akademik. Termasuk Telkom University (Tel-U)
melalui Bandung Techno Park (BTP) yang sudah meluncurkan EAZY (Education Smart System). Aplikasi sistem informasi akademik ini fokus pada pengelolaan administrasi perguruan tinggi yang memiliki delapan aplikasi di dalamnya. Mulai EAZY Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB); EAZY Academic untuk sistem informasi akademik; EAZY Human Resources yang meliputi data mahasiswa, dosen, dan tenaga penunjang akademik; EAZY Feeder untuk pelaporan ke Pangkalan Data Dikti; EAZY Akreditasi untuk manajemen data akreditasi; EAZY Research yang berisi data riset, pengabdian kepada masyarakat, dan publikasi; EAZY Smart Dashboard serta AI Services.
Inovasi ini diketuai Kepala Urusan Inovasi BTP, Yusza Redityamurti, S.T., M.Kom., bersama tim internal BTP. Proses pengembangannya berlangsung sejak tahun 2022 hingga akhir 2023. Saat ini aplikasi EAZY sudah banyak dipromosikan, bahkan dijual melalui anak perusahaan Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) : PT Bakti Unggul Teknovasi (BUT).
Aplikasi EAZY dibuat dengan segmen pasar perguruan tinggi berkembang yang belum memiliki sistem informasi dan administrasi akademik yang kuat, belum memiliki tim Sistem Informasi (Sisfo) yang baik, serta belum memiliki server sendiri. Aplikasi ini dapat diperuntukkan juga bagi yang sudah memiliki platform Sistem Administrasi Akademik (Siakad), namun belum terintegrasi. Platform EAZY memiliki belum terintegrasi. Platform EAZY memiliki harga lebih murah dibanding platform. Siakad lain, dengan beban pembiayaan hanya sekitar Rp 5.000 – Rp 6.000 per orang.
Meski inti utama Aplikasi EAZY pada sistem informasi akademik, namun aplikasi ini dibuat secara modular, sehingga setiap aplikasi di dalamnya dapat digunakan secara terpisah-pisah tergantung kebutuhan user yang akan menggunakannya. Misalnya, aplikasi EAZY yang dibutuhkan hanya pada bagian EAZY Akreditasi atau EAZY Research.
Selain bagian akademik, keunggulan aplikasi EAZY terletak pada aplikasi manajemen data akreditasi (EAZY Akreditasi) yang sudah digunakan dua perguruan tinggi, yakni Politeknik Negeri Sambas (Poltesa) Kalimantan Barat dan Institut Bisnis Informatika Kesatuan (IBIK) Bogor.
Keunggulan atau kekuatan EAZY ini sudah mampu menampung serta menyesuaikan dengan aturan-aturan akreditasi dari BAN PT serta lima dari enam aturan Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM). LAM adalah badan evaluasi akreditasi program studi bidang pendidikan yang ada sejak tahun 2019 dan difasilitasi sejumlah asosiasi. BAN PT LAM mengakui enam bidang, yakni LAM-Pendidikan Tinggi Kesehatan (LAM-PTKes), LAM Ekonomi Manajemen Bisnis dan Akuntansi (LAMEMBA), LAM Kependidikan (LAMDIK), LAM Sains Alam dan Ilmu Formal (LAMSAMA), LAM Informasi dan internal BTP serta hibah dari program inkubasi bisnis Upward BTP x MDI Telkom. Pembuatan dan pengembangan EAZY turut mengadopsi beberapa sistem informasi yang ada di i-Gracias (sistem informasi akademik milik Tel-U). Namun, aplikasi EAZY dibuat untuk mampu mengakomodasi berbagai proses bisnis di universitas lain. Tidak seperti i-Gracias yang hanya diperuntukkan khusus bagi Tel-U dan lebih mendalam dari sisi kontennya.
Tim pengembang sebelumnya melakukan studi banding pada dua aplikasi Siakad terbesar yang banyak digunakan sejumlah perguruan tinggi Indonesia. Pertama, aplikasi Sevima yang berasal dari Surabaya
dan sudah memiliki lebih dari 300-500 perguruan tinggi pemakai. Kedua, aplikasi e-kampuz yang berasal dari science techno park milik UGM, PT Gama Techno.
Bisnis aplikasi sistem informasi pendidikan sendiri lumayan prospektif. Pasalnya, hampir dua pertiga perguruan tinggi di Indonesia masih menggunakan sistem informasi dari luar dan belum dapat membangun aplikasi sendiri.
Tahun 2024, aplikasi EAZY ditargetkan dapat terjual untuk semua modul aplikasi di dalamnya. Targetnya dapat digunakan oleh tiga institusi pendidikan baru dan satu di antaranya dapat menggunakan semua modul (enam aplikasi EAZY).
Untuk sistem penjualan aplikasi EAZY, PT BUT sebagai perusahaan yang mempromosikan dan menjualnya memiliki beberapa skema penjualan. Pertama, EAZY Cloud, yakni skema penjualan aplikasi EAZY berbasis Software as a Services, di mana pihak user tidak mengurusi masalah server atau data center, sehingga tinggal memakai aplikasi saja. Biasanya skema penjualan ini diperuntukkan bagi perguruan tinggi yang belum memiliki data center dan server sendiri. Jadi, server untuk data center-nya akan berada di BTP (Tel-U). Pada skema ini user membayar dengan sistem Subscribe per user per bulan.
Kedua, skema penjualan EAZY Go yang diperuntukkan bagi perguruan tinggi yang sudah agak besar dan memiliki Tim Sisfo serta data center sendiri. Biasanya kampus seperti ini sudah lebih sadar akan keamanan data mereka, sehingga memilih menggunakan data center sendiri. Jadi, aplikasi di-deploy di pihak user, lalu pihak user dapat melakukan maintenance sendiri. Namun, pihak user harus membayar lisensi pada BTP. Harga jual skema EAZY Go lebih mahal dibanding skema EAZY Cloud, sebab fasilitas yang didapat user berbeda dan aplikasi dapat dikustomisasi oleh user.
Saat ini, tim pengembang EAZY masih mengembangkan aplikasi keenam yang sudah mencapai lebih dari 60%. Sementara pengembangan dua aplikasi terakhir, yakni AI Services dan EAZY Smart Dashboard, baru dilakukan tahun ini. Aplikasi EAZY sudah menghasilkan produk inovasi yang dapat dijual dan digunakan user. Selain itu, ada beberapa publikasi terkait aplikasi EAZY yang akan dipublikasikan segera.
Meski baru, aplikasi EAZY diharapkan dapat membantu perguruan-perguruan tinggi lain yang masih berkembang untuk memiliki sistem informasi akademik yang memadai. Sebab, banyak perguruan tinggi dengan jumlah mahasiswa yang sedikit atau belum memiliki Tim Sisfo mumpuni mengalami kendala dalam pengelolaan administrasi pendidikan, manajemen akreditasi maupun proses bisnis lainnya. Padahal, jika sistem informasi dan administrasi pendidikan sudah berjalan dengan baik, maka secara otomatis akan membantu meningkatkan nilai akreditasi institusi yang bersangkutan ke depannya.
Disarikan dari hasil wawancara terkait “Aplikasi EAZY (Education Smart System)” bersama Founder dan Ketua Tim Pengembang EAZY BTP, Yusza Redityamurti, S.T., M.Kom
